Koordinasi PPID

I. Pendahuluan

Sebagai upaya mewujudkan prinsip transparansi dan akuntabilitas publik sesuai Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, SMK Negeri 2 Pariaman telah melaksanakan serangkaian kegiatan persiapan pembentukan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) selama bulan Juli 2025. Kegiatan ini menjadi langkah awal dalam menyiapkan sistem layanan informasi yang efektif dan mudah diakses oleh masyarakat.

II. Rincian Kegiatan

  • Pembentukan Tim PPID (Minggu I Juli 2025)
    • Sosialisasi internal mengenai tugas, fungsi, dan tanggung jawab PPID kepada guru, staf, dan perwakilan komite sekolah.
    • Penetapan Tim Persiapan PPID dengan susunan sebagai berikut:
      • Koordinator: Kepala Sekolah
      • Sekretaris: Wakil Kepala Sekolah Bidang Administrasi
      • Anggota:
        • Guru TIK (Penanggung Jawab Teknologi Informasi)
        • Staf Tata Usaha (Pengelola Dokumen)
        • Pustakawan (Pengarsipan Data)
  • Penyusunan Dokumen Dasar (Minggu II–III Juli 2025)
    • Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Layanan Informasi Publik, mencakup:
      • Prosedur permintaan informasi.
      • Mekanisme tanggapan dan waktu penyelesaian.
      • Klasifikasi informasi (terbuka, terbatas, dan rahasia).
    • Pembuatan Daftar Informasi Publik (DIP) yang meliputi:
      • Informasi wajib diumumkan secara berkala (profil sekolah, laporan keuangan, kebijakan).
      • Informasi tersedia saat diminta (data siswa, jadwal ujian).
      • Informasi yang dikecualikan (data pribadi warga sekolah).
  • Pelatihan dan Peningkatan Kapasitas (Minggu IV Juli 2025)
    • Workshop PPID dengan pemateri dari Dinas Pendidikan Kota Pariaman dan Komisi Informasi Provinsi Sumatra Barat.
    • Materi pelatihan meliputi:
      • Regulasi keterbukaan informasi publik.
      • Teknik pengelolaan dokumen fisik dan digital.
      • Pelayanan informasi yang responsif dan ramah pengguna.

III. Kendala dan Solusi

  • Kendala:
    • Sebagian staf masih kurang familiar dengan konsep PPID.
    • Infrastruktur pendukung (seperti sistem database) belum sepenuhnya siap.
  • Solusi:
    • Melakukan pendampingan intensif melalui diskusi internal dan pelatihan.
    • Memanfaatkan tools sederhana (Google Drive, website sekolah) sambil mengajukan pengembangan sistem ke dinas terkait.

IV. Rencana Tindak Lanjut

  1. Finalisasi dan pengesahan SOP PPID pada awal Agustus 2025.
  2. Pengajuan penetapan PPID ke Dinas Pendidikan Kota Pariaman.
  3. Uji coba layanan informasi terbatas mulai September 2025.
  4. Sosialisasi kepada siswa, orang tua, dan masyarakat melalui media sekolah.

V. Penutup

Kegiatan persiapan PPID di SMK Negeri 2 Pariaman pada bulan Juli 2025 telah berjalan lancar berkat kolaborasi seluruh pihak. Dengan tersusunnya kerangka kerja PPID, sekolah siap melangkah menuju layanan informasi yang transparan dan akuntabel.


Hormat kami,
Tim PPID SMK Negeri 2 Pariaman

Lampiran:

Foto dokumentasi kegiatan.